لماذا لم تعد تمارس هوايتك المفضلة؟ ولا تقوم بتطوير مهاراتك؟ ولماذا لا تطور لغتك أو تتعلم لغة جديدة؟ لماذا لا تقضي وقت ممتع كالسابق مع عائلتك وأصدقائك؟ أعرف جوابك مسبقًا، وهو أنه ليس لديك وقت! لكن اسمح لي أن أختلف معك فالوقت موجود دومًا لكن ليس لديك مهارات إدارة الوقت لاستغلاله بالشكل الأمثل.
مهما كانت مسؤولياتك يمكنك دومًا أن تجد الوقت لتفعل ما تريد وما يجب فعله، لكن عليك أولًا أن تملك مهارات إدارته وتستغلها جيدًا وهذا ما سأوضحه بالتفصيل في هذا المقال.
محتويات
مهارات إدارة الوقت
مهارات إدارة الوقت هي القدرة على تخصيص وتحديد أولويات الوقت الخاص بالفرد بطريقة فعالة وفعالة لإنجاز المهام وتحقيق الأهداف. ويتضمن ذلك تحديد ما يجب القيام به، وتحديد الأوقات المناسبة لإنجاز المهام وتوزيع الموارد اللازمة لإتمام هذه المهام في المواعيد المحددة. تشمل مهارات إدارة الوقت الجيدة أيضًا القدرة على التعامل مع المشتتات والانقطاعات بفعالية والتركيز على المهام الأكثر أهمية وتوازن الالتزامات العملية والشخصية.وتتضمن هذه المهارات ما يلي:
- تحديد الأهداف: يجب عليك تحديد أهدافك بشكل واضح ودقيق، حتى تتمكن من التركيز على المهام الأساسية التي تساعدك على تحقيق هذه الأهداف.
- التخطيط: يجب عليك تخطيط يومك بشكل دقيق، وتحديد الأولويات للمهام المطلوبة لتحقيق الأهداف، وتحديد الوقت المخصص لكل مهمة.
- التنظيم: يجب عليك تنظيم مكتبك أو مساحة عملك بشكل منظم، حتى تتمكن من الوصول بسرعة إلى الملفات والأدوات التي يحتاجها.
- الاستغلال الأمثل للوقت: ويكون ذلك بتجنب التشتيت والتشتت الذهني، والتركيز على المهام الهامة والملحة.
- التواصل الجيد: من خلال التواصل بشكل جيد مع الآخرين، وتحديد الأولويات المشتركة، وتحديد الوقت المخصص للمهام المشتركة.
- التعلم المستمر: ويكون بالاستمرار في التعلم وتطوير مهاراته، حتى يتمكن من التكيف مع التغييرات في العمل والحياة الشخصية.
- إدارة التوتر والضغوط: يجب على الفرد تطوير مهاراته في إدارة التوتر والضغوط، وذلك بالتمرن على تقنيات التنفس العميق والتأمل والرياضة وغيرها من الأنشطة الهادئة
- تعدد المهام: وهو القدرة على أداء أو التركيز على أكثر من نشاط واحد في نفس الوقت. سواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق، قد تضطر إلى التعامل مع مسؤوليات أو مهام متعددة في وقت واحد، لذلك من المهم تطوير هذه المهارة لتحسين إنتاجيتك.
- حفظ السجلات: ويقصد بذلك إدارة المعلومات التي قد تحتاجهها دائمًا وحفظها في مكان محدد وبترتيب يسهل عليك الوصول إلى ما تريده، أو حفظ المعلومات التي تتعلق بمهمة أو نشاط مؤقت تقوم به لحين الانتهاء منه.
اقرأ أيضًا:
- كل ما تحتاج معرفته عن فن التواصل المقنع وبعض الأمثلة عنه
- أهم المهارات التقنية والمجالات التي تتطلبها
نصائح لتطوير مهارات إدارة الوقت
أعرف أنك قد تجد مهارات إدارة الوقت سابقة الذكر كمهمة صعبة أو حتى معلومات نظرية من الصعب تنفيذها، حيث يعد تحسين مهارات إدارة الوقت أمرًا صعبًا لأن أولويات ومسؤوليات وأهداف الناس مختلفة. لكن عند شرح وتبسيط هذه الأفكار بشكل عملي ستجد أنها فعالة وسهلة وأفضل بكثير من ضياع وقتك من حيث لا تدري، لذا اجلب ورقة وقلم وسجل النقاط الرئيسية والمهمة والعادات والاستراتيجيات التي ستقوم باتباعها من الآن وصاعدًا:
حدد أهدافك
إن هذه الخطوة مهمة جدًا، وتعتبر الركيزة الأساسية والأهم في طريقك لإدارة وقتك، فكيف ستعرف ما الذي يجب قضاء وقتك الأكبر فيه وما الذي يجب الابتعاد عنه إن كنت لا تعرف ما هي أهدافك وما الذي يخدمها؟
إن الأهداف تختلف من شخص لآخر لكنها تشترك بشكل عام بأنواعها العامة مثل:
- الأهداف الشخصية: كاكتساب مهارات ما، أو تطوير علاقات مفيدة، أو قطع علاقات سامة أو الحصول على لياقة بدنية عالية أو غير ذلك
- الأهداف المهنية: كتطوير مهاراتك في عملك الحالي بهدف الترقية، أو الحصول على عمل آخر، أو اكتساب مهارات مختلفة للحصول على عمل ثاني أو إنشاء مشروعك الخاص أو تطوير مشروعك الحالي أو غير ذلك الكثير والكثير من الأهداف المهنية.
- الأهداف الدراسية: كالتخرج أو إتمام مرحلة علمية محددة أو الحصول على شهادات أو لغات أو معلومات تخدم هدفك الحالي أو المستقبلي
- الأهداف المالية: مثل تحقيق الاستقرار المالي وتحسين الوضع الاقتصادي.
وهناك العديد والعديد من أنواع الأهداف التي يمكن لكل شخص تحديدها لنفسه حسب حاجته ورغبته. وبناءً على ذلك يمكن تقسيم الأهداف إلى أهداف طويلة الأمد وأهداف قصيرة الأمد.
وأنا أنصح أنه في حالة الأهداف طويلة الأمد أن تقوم بتقسيمها لأهداف صغيرة قصيرة الأمد لتستطيع متابعة تقدمك وقياسها من فترة لفترة لكي لا تفقد السيطرة على إدارة وقتك وطريق أهدافك.
راجع وقتك
علينا في البداية أن نراجع وندقق في وقتنا كيف وبماذا نمضيه، هل النشاطات التي تستغرق أغلب وقتنا هي نشاطات تساعدنا في تحقيق أهدافنا؟
في حال كانت الإجابة نعم، فهل نستغرق الوقت اللازم لفعلها أم أكثر من الوقت اللازم؟
وفي حال كانت تلك الأنشطة غير مفيدة لنا في تحقيق أهدافنا، عندها يجب تصنيفها ضمن المشتتات أو ضمن النشاطات الأقل أولوية وتحديد وقت مناسب ومحدد لها بدلًا من هدر وقتنا عليها.
أعتقد أن أغلبكم الآن قد خطرت له بعض من تلك النشاطات “تصفح مواقع التواصل الاجتماعي لساعات، مشاهدة العديد من الأفلام والمسلسلات والفيديوهات، النوم أو النظر في الفراغ أو الاستمتاع بأحلام اليقظة التي يمكنها أن تتحول إلى حقيقة إذا عرفت كيف تستغل وقتك وغير ذلك الكثير من النشاطات كل حسب روتينه”.
تحديد موعد نهائي لنفسك
تحديد المواعيد النهائية يخلق شعوراً بالإلحاح. كما أنه يحفزك على إكمال مهامك بشكل أسرع حتى لا تؤجل العمل إلى وقت لاحق.
أنشئ قائمة مهام
يجب أن تقوم بإنشاء قائمة مهامك وكتابة كل الملاحظات الهامة بجانب كل مهمة بالإضافة إلى الزمن اللازم للقيام بكل منها، ثم قسّم هذه المهام إلى أنشطة أسبوعية ويومية وساعية بناءً على الأهمية والإلحاح.
هذا يعزز قدرتك على التخطيط ويساعدك على إدارة أهدافك الأصغر بشكل أكثر فعالية. لإنشاء قائمة مهام، يمكنك استخدام دفتر ملاحظات وقلم أو تطبيق موبايل. بشكل عام، تعمل قوائم المهام على تحسين قدرتك على تحديد أولويات المهام والموارد، وتحرر عقلك بحيث يمكنك التفكير بشكل أكثر وضوحًا.
تعلم التفويض
ذا كان لديك الكثير من المهام للتعامل معها، فكر في تفويض بعضها للآخرين. يمكن أن يساعدك ذلك على التركيز على المهام التي يمكنك وحدك أن تقوم بها.
استخدام التكنولوجيا بحكمة
استخدم التكنولوجيا لتأتي بحلول لتحسين إدارة الوقت أو لتخفيف المهام المكررة. فيما ذكرنا أعلاه بخصوص التفويض قد تكون التكنولوجيا مساعد كبير كمساعد جوجل وسيري وأدوات الذكاء الصنعي وبعض التطبيقات المفيدة كتحويل الصوت أو الصورة إلى نصوص وغير ذلك، كل حسب اختصاصه.
ومع ذلك، كن حذرًا من كمية الوقت الذي تقضيه على أجهزتك، وتجنب الاندماج في البحث اللانهائي أو التصفح.
توقف عن المماطلة
في الكثير من الأحيان نكون رئيفين بأنفسنا أكثر من اللازم، فنختلق الأعذار لنماطل في إتمام المهام خصوصًا إن كان هناك بعض القرارات الصعبة التي يجب اتخاذها.
عندما يحدث هذا، يجب أن نفرض السيطرة أكثر على أنفسنا ونبدأ في الحال، مهما كانت النتائج ستكون بمثابة تجربة لنا، وبالتأكيد ستكون أفضل من المماطلة، كما أن الكثير من التفاصيل المعقدة تصبح أوضح وأسهل عندما نقرر البدء بالفعل!
كن متعاون
حين تتحلى بروح الفريق ستتمكن من العمل بإنتاجية أكبر وبوقت أقل، المتعاونون مستعدون لتعزيز النجاح في الآخرين. إذا أصبحت كذلك، فسيثق بك زملاؤك في العمل للقيام بدورك لصالح الفريق. من خلال إظهار مهارات العمل الجماعي القوية والتعامل مع المهام التي تتوقع القيام بها، يمكنك مساعدة فريقك على الالتزام بالجدول الزمني وتحقيق الأهداف.
فوائد إضافة مهارات إدارة الوقت في السيرة الذاتية CV
بالتأكيد فإن إضافة مهارات إدارة الوقت أو المهارات التابعة لها والتي ذكرناها في الفقرة الأولى سيجعل منك مرشح أفضل للعمل، بغض النظر عن العمل والمهارات الأساسية التقنية التي يحتاجها، فإن مهارات إدارة الوقت من أهم المهارات الشخصية في كل المجالات وذلك لأنها:
- تظهر أنه يمكنك إكمال عملك في الموعد المحدد.
- تظهر أنك تحترم وقت العميل.
- تظهر أنك منتج وفعال.
- تظهر أنك تعرف كيفية التعامل مع الضغوطات.
في النهاية، يجب أن تكون إدارة الوقت شخصية وملائمة لأسلوب حياتك وأهدافك. لذلك، تحتاج إلى تجربة النصائح المختلفة واختيار ما يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك وتطبيقه بانتظام. بالتدريب والتحلي بالصبر، يمكنك تحسين مهارات إدارة الوقت الخاصة بك والاستفادة القصوى من وقتك.
تذكر أن إدارة الوقت المثالية لا تعني العمل بدون توقف أو محاولة استخراج كل دقيقة من يومك. بل تعني إيجاد التوازن المناسب بين الإنتاجية والراحة والتمتع بالحياة.
